領収書の基本は、経費としての証拠能力

どんな仕事でも、領収書を貰う場面はあります。会社のお金で何かを買った場合、それを経費として計上するためには、領収書を発行してもらいますが、逆にこちらが「領収書を発行する側」の場合についてはどうでしょう？意外とその本質を理解している人は少ないように感じます。ここでは、普段何気なく業務で発行している領収書にまつわる、「知らないと恥ずかしい常識」について紹介します。

上様がダメな理由

まず、領収書は「誰が誰に対して」「いつ」「いくら支払ったか」「何の対価として支払ったか」が明確になっていることが条件となります。会社であれば、会計課や経理の人間が領収書についてのルールをアナウンスするものですが、最終的には、計上した支出を経費として認めるのは税務署です。つまり、領収書に不備がない様に経理がうるさく言うのは、「税務署に不正計上を疑われないため」とも言えます。

こうした前提を踏まえて考えれば、よくある領収書の宛名が「上様ではダメ」という理由がよく分かります。宛名が上(ウエ)だと、上記の「誰に発行したか」が明確でないため、もし、その領収書を別の会社が経費計上の証拠資料として利用した場合、発行した側は「不正の片棒を担いだ」と見なされる可能性もあるため、最近では、発行する側も受取る側も、「ウエ」を宛名に記載することは避ける傾向にあります。

レシートと領収書、どちらが望ましい？

よく、「手書きの領収書でなくても、レシートでよい」というケースがありますが、これは、最近のレシートでは、購入した商品の品目や、店名に住所など、領収書に書かれているべき項目の条件を満たしていることが多いからでしょう。むしろ、「品代」としか記載のない手書きの領収書よりも、レシートの方が領収書としての効力が強いから推奨する人もいます。

ただし、レシートは感熱紙なので、経年劣化で記載内容を読めなくなってしまう可能性があるためにNGとされる場合もあり、レシートと手書き領収書には、一長一短があります。

担当者の押印がなぜ必要か

また、領収書を発行する際、発行する側の担当者の押印が必要ですが、これを嫌がる人もいるようです。「税務署は、領収書の発行者がその金額分の収入を得たものとして認識するから」ということが背景にあり、中にはアルバイトの立場で領収書に押印をすることに抵抗を感じる人も多いようですが、担当者の印鑑は、社名や住所の記載があれば、社内で「誰が発行したか」を把握するためだけの目的しかなく、「発行した金額の収入を得た」と誤解されることはないので心配する必要はありません。

また、金額については、改ざんを防ぐために「￥12,800円ｰ」や「￥12,800円也」など、金額の末尾にハイフンや「也」を入れることや、領収金額が5万円を超える場合には収入印紙の張付け、割り印の押印が義務付けられているなども、細かな領収書のルールです。