ビジネスマン必須のToDoリスト

上手い人は無意識のうちに出来ている、それがToDoリストを正しく機能させるコツ。ただむやみやたらにやるべき事やスケジュールを書き込んでも、実際には作業が捗らないのがToDoリスト作成の難しさです。

忙しいビジネスマンにとってToDoリストは必須のツールですが、作成するだけで満足していても意味がありません。仕事の生産性を高めるためには正しいToDoリストの作り方をマスターする必要があるのです。

今回はToDoリストを作る際にやってしまいがちな間違い例をご紹介しつつその改善点を解説していきます。リストと頭の中がスッキリして仕事に対するモチベーションも上がるはずですよ。

ToDoリスト作成の失敗例５つ

①その日によって書き方が違う
ある時はパソコンに、また別の時にはメモ用紙に手書き…ついついやってしまいがちな事ですが、このようなToDoリスト作成方法は全くもって推奨できません。

ToDoリストは作成するのが目的ではなく作ってからそれを確認しつつ作業を進めていくためのものです。毎回作成方法が違う場合、当然ながら確認方法もそれに合わせて変えなければならないわけで、仕事の進め方に一貫性がなくなりToDoリストの中身を確認する頻度も低下してしまいます。

ToDoリストの書き方・作成方法は毎回同じとし、パソコンで作るならパソコンで、メモ用紙に書くならメモ用紙に統一しましょう。

②優先順位が不明
たくさんのタスクをこなさなくてはならない場合、当然その優先順位が重要となります。どうでもいい作業よりも納期が迫っている作業や責任重大な作業を率先して片付けていく必要があるからです。

ToDoリストには確実に優先順位を記入しておきましょう。◎・△・×といった簡単な記号のようなものでも構いません。

③時間に関する記載がない
いつからスタートできるのか、いつまでが納期なのか、作業時間にどのくらい必要となるのか、これらの時間に関する記載がない場合、後でリストを見返すだけでは情報不足となってしまいます。結局、各タスクに関する詳細を調べ直さなくてはならないため極めて非効率ですよね。

ToDoリストには時間に関する内容を簡単でもいいのできちんと書き込んでおきましょう。これは中長期的なスケジュール管理にも大きく影響する点です。

④ToDoリスト作成のタイミングが遅い
出勤した直後にその日のToDoリストを作っている人も多いのではないでしょうか。ですが、これも間違いです。ToDoリスト作成は前日勤務の最後に行うべき作業なのです。

出社したらまずToDoリストを確認し、その日の仕事の流れを具体化していきます。そうでなければ時間的にバタバタしてしまいますしToDoリストの内容に漏れが生じる原因となってしまうのです。

⑤柔軟性に欠ける
仕事では常に想定外の事態が発生します。予期せぬトラブルというやつですね。これはスケジュール管理とも密接に関連しますが、あまりにもギチギチでタイトな内容になっていると変化し続ける状況に臨機応変に対処できなくなってしまいます。前述した通り、時間軸と優先度を記入しておけば柔軟性に富んだリスト作成の助けとなるでしょう。

時間軸を複数持ち立体的に管理する

ToDoリストには時間に関する情報も盛り込むべし、とは前述した通りですがスケジュール管理との連携を上手く図るためにも時間軸を複数持ち、立体的にToDoリストを作成するのも重要なポイントとなります。

1日だけでなく1週間・1月・四半期といったかたちで達成しなければならない目標を立て、それに合わせて能動的にタスクを作成していくのです。これができれば単なる指示待ち人間から目的達成型のデキる男へとバージョンアップすることが可能となります。

ToDoリストを上手く作り、活用するだけでビジネスマンとしての能力やポテンシャルは大きく向上するのです。