仕事が片付かず残業続き、割り込み仕事があると、終電帰りになってしまう。
毎日の仕事の段取りが破綻しているので、こんなはずじゃなかったと、ストレスが溜まっているオヤジも居るだろう。

では段取りが破綻する人と、そうでない人の違いはどこにあるのだろうか。

 

段取りが破綻するのは、見積もりの甘さが原因

段取りが破綻する原因は、見積もりの甘さにある。
今までの人生、『まさかの』『たられば』の連続だったにも関わらず、『最終的に何とかなったから、まあいいや』と、反省らしき反省もしなかった人は、公私共々、段取りが破綻する傾向にある。

1時間で終わるつもりの仕事が、3時間かかっていた。
絶対晴れると思って旅行の日程を組んだのに、大雪になった。
イベントに行こうと思ったら、日程を間違えた。
これらは極論だが、見積もりの甘さから来るものだ。

マネジメントの提唱者・ドラッガーは、知的労働者が成果を上げるためには、『何に』『どれだけの時間』を費やしたか、記載し、後で読み返す事が大事だと唱えている。
この定義を、段取りを成功させる為には、

1:見積もり（理想）と、かかった時間（現実）のギャップを把握し、受け入れる。
2:ギャップを縮める為の努力をすること

この二点が求められる。
これ以外に、仕事の段取りを破綻させない為には、何が必要とされているのか。

 

段取りと『やるべき仕事』は関係している

段取り通りに仕事を勧められる人と、段取りが破綻してしまう人は、他にどこが違うのだろうか。
仕事をスケジュール通りに進め、ソツなくこなせる人に共通しているのは、仕事の優先順位をつけるのが巧い事だ。
破綻する人は、何から手をつけていいか判らないか、嫌な仕事を後回しにしているか、どちらかである。

嫌な仕事が残ってしまう理由は、次の二種類に分類できる。

1:十分に、こなせるスキルがない
2:やる気が起きない

どちらにしても、依頼者である上司や取引先に発覚すると信用を失う。
にも関わらず、営業成績を上げたい、メンツを保ちたいなど、様々な理由でオヤジは、段取りを破綻させる原因となる理由を断れずに引き受けるはずだ。

1の場合、スキルを学びながら時間をかけてこなせそうなものであるならば、納期を調整して貰うという手がある。
2は、個人的に嫌な仕事というのは言語道断だが、セクハラをはじめとしたハラスメントにあたる仕事なら断るべきだ。
自分の弱点を克服できると思える仕事ならば、引き受けてもいいと思う。

筆者の趣味仲間の50前のオヤジで、いつもどうでもいい案件を断り切れず、終電帰りになった挙句、文句を撒き散らす男がいる。

こんなに仕事をしているオレをホメて！とグダグダ毎晩文句を垂れているのだが、こんな事をしている限り、仕事の段取りが良くなるはずもない。
段取りと、やるべき仕事は直結している。
それが判らずに、何でもいいから引き受けた挙句に文句を言う輩は、段取りは破綻して当然である。

 

仕事の優先順位は4パターンに分けよ

仕事があり過ぎて、どこから手をつけていいのか判らない人も、段取りが破綻しやすい。
この場合は、仕事を4つのパターンに分類し、取りかかる優先順位を決めればよい。

1:メリットが大きくて出来そう
2:メリットは小さいがこなせる
3:ハイリスク・ハイリターン
4:ハイリスクで、リターンは少ない

4は、貴方が最も苦手なものだが、誰かが得意としているものかもしれない。
取り掛かる時間がなければ、依頼主である上司や取引先に交渉し、得意そうな人に話を振るのも得策だ。

段取りが破綻する人の、もう１つの特徴として、何でもかんでも自分でやってしまおうとする事だ。
誰かに任せる体制をとった方がよい事もある。
2は、すき間時間を作り、コツコツとやる事で、後の評価アップにつなげる事だ。
ポイントとなるのが、3である。

完成させる事が難しい案件が、3だが、5割完成を目指し、周囲から評価される事も視野に入れ、着手する。
モチベーションが上がらなければ、1をやりながら取り掛かる事をお勧めする。

いかがだろうか。
段取りを破綻させない為には、以下の三つのポイントをおさらいする事だ。

1:時間に、見積もりの甘さを残さない
2:やるべき仕事の質を把握する
3:仕事の優先順位をつけ、やるべき仕事からこなしていく

それぞれの仕事にかかった時間は、スマホ時間管理アプリで管理する事もお勧めである。
これで、後ろ向きな時間管理も、改善されるだろう。