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会議で意見を言うときには、順番にも気をつけよ。

  • 2018/03/31
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会議を有益に参加し終了するために

会議と聞くと「ただ眠い」という感覚が強くなっている人がいるかもしれませんが、それなりの意識を持てば楽しんで終わることもできるでしょう。
大切なことは会議は目的があり行われていて、ただダラダラと意見を出し続けたり「何かを発散する」場ではないということです。
会議を有益に参加し終了するために、どんなことを意識してどう発言していくのがよいのか考えていきたいと思います。

 

よい発言の仕方

声が大きいとそれだけ目立ち意見が採用されることもあるようです。しかし主催者側の意図としては圧力の大きい人の意見を採用するより、意見の質を重視したいのが現状です。仮に一時的に目立ったからといって、会議の参加者によい印象を与えるかわかりませんし、中には威圧されたようで言いたいことを発言できなかったと感じる人がいるかもしれません。そう考えると元々声の大きい人は、だいたい皆と同じくらいの声で発言した方がよいと考えられますね。
自分の意見を述べたいという欲求はあって当然ですが、それ以外に会議をまとめて整理したり、他の人も発言しやすいように意識することが大切です。

よい発言の仕方

・結論から話す
会議では一人だけ長々と話すよりも他の人も意見を述べられるように配慮しなければいけません。短く端的に話すためにも、初めに結論を述べてしまいましょう。そして余談として何か話したい時はなるべく短めに意識して、関係のないことは極力省く方がよいです。
話す時は一点だけもしくは進行係などの一人ばかり見て話すのではなく、参加者全員を見てアイコンタクトを取りながらゆっくりとしたスピードを意識して話すと一方的な感じがしなくてよいでしょう。なんだか一人だけ浮き立っているような意見を発言する時は、前に述べた人の意見を持ち出したり、誰かの意見に付け加えることで、意見を増幅させたように見せてもよいでしょう。

結論から話す

 

みんなの発言と違う発言をしたいとき

大切なのは会議は誰の意見が正しいのか、という争いの場ではなく、議題に沿った様々な意見をまとめて、よい結論を導くのか第一の目的だということです。
中のはその他大勢の人が賛同している意見と異なる意見を述べたいこともあるでしょう。
こんな時に「他の人を敵に回したくない」と渋々その他大勢の意見に合わせてしまうことはありません。
ポイントを押さえていけば、反対の意見でも、その場の空気を悪くすることなく伝えることができるのです。

・まずは今までの意見を肯定する
いきなり自分が述べたことに「NO」と言われ、違うことを「これが正しいのよ」と言われると、誰だって気分を害するものでしょう。そうならないためにも、今まで出た意見や、その他大勢の意見をまずは肯定することから述べましょう。「とても賛同できます」「よいと思います」など、素直な感想でよいのです。
話しはじめの時には、それ以外に今回の会議に「皆で一緒に参加している」という一体感を再度意識するために「今日の会議のテーマ」について持ち出してみたり「会議の目的」など共通のことについて話に出すのもよいでしょう。

今までの意見を肯定する

・反対の根拠となるデータを提示する
反対する理由がただ単に「気に食わないから」というわけではなく、なにか根拠があるということを伝えるためには、その根拠となるデータや数字を発表してしまうのも、議員に納得してもらいやすい一つの手です。例えば「今でている案はすごくよいと思うけれど、実際に過去に〇〇というデータがあり、その案は難しいかもしれない」というような伝え方です。
できれば、黒か白かということを意見として述べるのではなく、その他大勢の案を遂行するためには「難しいけれど〇〇」というような提案をしたり、別の選択肢を提示したりする方がベストです。大切なのは自分の意見を押し通すのではなく、会議全体で話し合ってよい結論を出すことだと心に留めておくとよいですね。

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