日本では未だに無駄な会議で人件費が浪費されている

参加者が「何のためにここに居るんだろう」と疑問を抱くような会議ほど無駄なものはありません。上層部からの上位下達(じょういかたつ)のためだけに開催される会議に辟易としている人も多いのではないでしょうか。もちろん、有意義な会議であれば問題ありませんが、企業で無駄な会議が開催されることの損失を考えたことがあるでしょうか。それなりの給料を貰っている役職持ちの中堅社員が10人集まって3時間の会議を開催した場合、仮に一人当たりの給料が時給換算で2,000円ほどだとすると、その人件費は単純計算で6万円です。こうした会議を毎月2回ほど開催していれば6×2=12万円、1年間で144万円もの人件費が使用されている計算となります。

では、無駄な会議とならないために開催者が気を付けるべき点とは何でしょうか。ここでは、会議や打ち合わせを開催する側が、人件費を無駄にしないために、また、会議を有意義なものにするために気を付けるべきポイントをいくつか紹介します。

何のために会議するのかを明確にしておく

まず、会議への参加者が無駄に時間を浪費しないために「何の為に集まるのか」を明確にしておくことが大前提となります。しかし、意外とこれを徹底出来ている組織は多くありません。会議も準備が8割と言われている様に、事前にその目的を周知しておくことで会議の質を大きく左右します。事前にアジェンダを配布して、最低でも「目的」や「議題」は明らかにしておくべきです。

ブレーンストーミングでは自由に発言してもらう

会議には、その目的別にいくつか種類がありますが、その一つが、参加者が自由にアイデアを出していく「ブレーンストーミング」です。形式を重んじる日本の企業文化では、アイデアを出すことが目的の会議はなかなか活性化しにくいものですが、ブレーンストーミングでは、どんな些細なアイデアでも進行役は軽視せずに、ホワイトボードにリストアップし、参加者が自由に発言できる様に促します。

問題は会議当日まで保留にしない

また、会議が定期的に開催される企業では、日常業務の中で発生した問題を、「次の会議の議題としよう」と、わざわざ先送りする人がいるものです。しかし、本来なら発生した問題はその場で対処するべきで、会議を待つ必要はありません。

どんな会議でも結論を出すこと

そして、会議で最も重要なのは、結論を出すことです。結論のない会議は単なる雑談でしかありません。会議によって結論が出るということは、参加者それぞれに何かしらの「タスク」が発生するはずです。会議の結果、「いつまでに」「誰が」「何をするのか」を、参加者全員が共有できていなければ、結論が出たとは言えません。また、結論を出すためには、進行役を決めておくのも有効です。一人の発言者が延々と持論の展開に花を咲かせる様な会議を見かけますが、進行役には、常に「議題は何か」「議題から話題がずれていないか」に配慮してゴールに導く役割が求められます。