面倒でもメモを用意

よく、取引先での商談中、メモを取るという行為が重要だということは新人の頃に教えられたかと思います。相手の話を覚えておくための議事録的メモというだけでなく、メモを取ることで「真剣に聞いていますよ」というアピールにもつながるからです。

ただし、「自分が話すこと」についてのメモ書きはどうでしょうか。おそらくほとんどの人が実践していないかもしれません。自分の説明については疎かにしがちです。特に数字に関する情報はメモしておくことで話がスムーズに進みます。「商談相手のライバル企業の売上げやシェア」「カタログや資料にない、商品のスペック」など、会話中に「その数字がキーとなる場面」は意外と多いものです。

商談前に「趣旨やアジェンダ」をメールで伝えておく

打ち合わせや商談の前には「会う目的」「何を打ち合わせするのか」という趣旨を事前に告知しておくことで話がスムーズに進みます。

何度か会ったことがある相手となると、お互いに商談やミーティングのアポをとる際、「明後日の午後って空いている？」などと、その趣旨や内容を事細かに予告しないことが多いものです。そのため、いざ会ってみると「あれ、今日は何の話だったっけ？」「まあいいや、ところで最近御社の調子はどうですか？」などと、お互いに時間を潰すだけの無意味な時間となってしまいます。

もちろん、相手が業界のキーマンで、仲良くなることが目的であればこれでもよいかもしれませんが、恋人同士でもない限り、事前に「何を話すのか」「何のために会うのか」は、大人のマナーとして告知するべきでしょう。

事前に「会う目的」を告知することは、話の進行がスムーズになるだけではありません。相手の意識に「あ、そうか明日は〇〇を決める日だったな、そのためにアレを調べておかないと」という具合に、アポ日のために準備をする気持ちが生まれます。また、何か提案したいことがある場合、ノープランで当日に提案するよりも、事前に「〇〇という商品を提案させていただきたいのでご意見をお聞かせください」と告知しておくことで、相手も「メリット、デメリット」について考える時間が生まれます。

要約力を身につける

他者から「説明が下手な人」というレッテルを貼られている人の多くは、「口数が多く、喋りすぎ」という傾向があります。話の中で登場する言葉の数が増えれば増えるほど、聞き手は内容を理解するのに苦労します。よくスピーチでもダラダラと話す人がいますが、これは時間を埋めなければいけないという気持ちが先行して「要点」をまとめきれていない典型例です。まずは「一言で言い表すなら」という視点で説明してみることです。驚くほど要約できないことが分かるかと思います。「一言にまとめる」ことは、「他を捨てる」ことに繋がります。「他を捨ててでもこれだけは伝えたいこと」を洗い出すことで、「説明や話の軸」が見えてくるものです。商談前には「伝えたいこと」「相手にしてほしいこと」を中心に要約しておきましょう。