職場で働き方を変えようと思い長年手を付けられないでいる難題が『打ち合わせ』や『会議』の効率化だ。

会議に出る度に『こんなのって意味ある？』と思いながら何もしない人もいるだろうし、打ち合わせも、
進捗状況を確認し資料を読むだけで終わりましたという例が後を絶たない。

こんな会議や打ち合わせの後は必ず、時間を無駄にしたと後悔しているはずだ。
『今日の会議なくてもいいんじゃない』『打ち合わせは、チャットでもいいよね』と。

そこで提案したいのが、やる必要のない会議や打ち合わせをやらない様にもっていく事だ。
未だに『会議開きました、意見聞きました、同意得ました』というアリバイ作りに終始する上司がいる。
これでは参加者から良い意見は上がってこない。

上司世代のオヤジとして、昭和な『アリバイ会議』を省く方向に持って行き若手に尊敬されようではないか。

 

会議の改善は、ホップ、ステップ、ジャンプ

40代から下は全員アリバイ会議を開いたり、会議で関係ない話をする独演会上司を無能と思っている。
実際にアリバイ会議や独演会を好むタイプが経済の足を引っ張っているのだから仕方がない。

そんな部下に見本を示す意味で、会議や打ち合わせの内容を見直し、スリムアップすれば、貴方の頭の良さと
行動力を部下は見直してくれる。改善策は具体的にホップ、ステップ、ジャンプの三段階に分ける事がコツだ。

1:会議をスリムアップする（ホップ）
2:会議をデザインする（ステップ）
3:会議や打ち合わせを全員参加でリードする（ジャンプ）

会議のスリムアップで手掛ける事は、参加者がムダだと思うもの、目的やゴールにふさわしくないものを省く事だ。
アリバイ会議、資料に目を通すだけ打ち合わせ、進捗状況確認、この3つはSNSで出来るので省く。

この3悪に反対する人間は会議に出る必要はなければ、進行、プレゼンにも参加させてはいけない。
3悪に反対する人間に共通するのが、身内意識が高すぎる、会議と全く関係のない話をする、資料作りが下手、
というものがある。

これらの事を念頭に置き、ムダな会議を開く回数を減らし、会議に参加する人間の質を見直す事、かなり変わる。
その次は会議や打ち合わせの内容をブラッシュアップする事に取り掛かる。

 

会議の舵とり役は仕切り屋に任せるな

会議や打ち合わせは事前準備が出来ていないと、噂話や独演会など不毛な方向に流れてしまう。

目的、ゴールを会議の前に定め、SNSで出席者全員で共有し、どの議題をどんな風にまとめるか会議前に5割方、
詰める事は出来るはずだ。

参加者が各々勝手な意見を喋り、気に喰わない意見を潰しあう事がない様にするのも重要だ。
その為には進行役、プレゼンテーター、アドバイザー選びが大事である。
この3役に仕切り役や独演会タイプを選んではいけないし、立候補しても却下すべきだ。
理由は、会議での客観性が失われ、全員が平等にディスカッションする機会が奪われるからである。

自分と反対の意見にこそ、耳を傾け、教訓として受け入れ成長している人間を、会議の舵取りを任せるべきである。
反論が出た時に、自分の身内を使い会議や打ち合わせの前に抑え込む輩は成長する会社に必要ない。

20～40代が個人的に会議が嫌だと思う理由のワースト1は、自分と違った意見を持つ上司が、部下の意見を
あからさまに潰す事である。
取り巻きまでつけて潰しにかかるような上司は、会議の進行役だけでなくイベントセッターに向いていない。

 

会議や打ち合わせのブラッシュアップは平等性にかかっている

ラストは会議は全員参加で意見を交わしあうという事だが、これは難しい。

進行役やプレゼンテーターが、しどろもどろになっている時は、他の参加者が背中を押す事が出来るのだが、
イケイケドンドンと思いつきで会議を進めようとするグループが居ると、熟考して論理的に違う考えを示す人が
違った案を示せなくなる。

会議をブラッシュアップする為には、お祭り男タイプや体育会系、そのお取り巻きにペースを合わせるのではなく、
企画や案件が『ポシャらない』ための保険として、熟考する人の意見も入れて、纏める事がいい。

イケイケドンドンで進めたり、反対意見を押し込んで、シャンシャン会議で終わらせたものなど、内容としては、
ろくなものに仕上がってない。

会議のブラッシュアップは人間も育てる上、貴方自身の人間性を育てる事も忘れてはならない。