たかがWordとExcel、と侮るなかれ

今では、どんな職種でも「Word(ワード)やExcel(エクセル)」を使わない仕事は少ないかと思います。ひと昔前では、ワードやエクセルといったら、一部の事務職くらいしか使う人はいませんでしたが、ここ数年でパソコンそのものの普及率が高くなり、飲食店のアルバイトや運送業のドライバーですら、日報業務や集計業務でエクセルに触れることが当たり前の時代となりました。

WordやExcelは、実際に覚えてしまえば簡単なものですが、それでも苦手意識を持つ男性が多いのも事実です。特に50代以降のオヤジ世代で、エクセルやワードを使えるかどうかは、ビジネスマンとしての素養を判断するうえで重要な要素です。ここでは、そんなオヤジ世代が、「WordとExcelを使いこなすための近道」をいくつか紹介します。

1、必ず書籍や専門サイトなどから正規のやり方を学ぶ

ワードやエクセルは、職場で「詳しい人」に教わるケースがほとんどかと思います。それ故、教える人個人の「独自のやり方」で覚えているため、応用が利かないというケースはよくあります。職場でエクセルやワードを使うのに「使いこなせていない」という人の8割がこのケースでしょう。自分で考えて使いこなすようになるためには、一度は書籍やwebサイトなどから、「正しい使い方」を習得することです。業務では使わないメニュー項目など、全体を知ることで、office製品の特性を掴むこともできるため、「こういうことがやりたいんだけど、どうしたらいいか」というときに、ヒントを思い浮かべやすくなります。

2、ショートカットを覚える

WordやExcelに限らず、パソコン作業を効率よくこなすために欠かせないのが「ショートカットをどれだけ覚えているか」です。ソフトを使いこなせているかどうかを判断する目安としても、ショートカット使用率、つまり、「どれだけマウスを使わずに操作できているか」は重要なポイントとなります。普段、仕事で使うWordとExcelで、ショートカットをどれだけ使えているか、一度数えてみるとよいでしょう。

3、自分のために使ってみる

WordやExcelを上達させる最大の近道は、「自分ツール」としてのファイルを作ってみることです。例えば、「家計簿をエクセルで」「買い物リストをエクセルで」「趣味の小説をワードで」など、いくらでも、「自分のために使う」ことは可能です。おそらく多くの人は職場で必要な範囲でしかワード/エクセルを使用していないかと思いますが、趣味でも何でもいいので、とにかく「自分のために」使ってみて、初めて「能動的に」習得したことになると言えます。

特に「印刷」はどんどんしてみることが重要で、よく「エクセルで資料を作ったがうまく印刷できなかった」というトラブルはよくあります。これが職場であれば、パソコンに詳しい担当者に解決を丸投げしてしまいがちですが、自分のために使用している場合は、印刷ミスも自分で解決しなければなりません。こうした小さな「解決」が、WordとExcelを使いこなすために必要な経験値となります。