正しく理解すればPDCAサイクルは役に立つ

仕事をしていると「PDCAサイクル」という言葉をよく耳にします。業務のプロセスを管理する手法の一つであり、日本ではトヨタ自動車が導入し、業績を上げたことで話題になりました。けれども多くの企業ではPDCAサイクルの本質を理解しておらず、上手に活用できていないのが現状です。最近では本当に役立つのか疑念の目で見られています。

PDCAサイクルには業務の効率を高め、ミスを減らして品質を上げる可能性が秘められています。これを繰り返すことで、さらなる成長も期待できるのです。独りで仕事をする場合も、部下をまとめる立場にある人も、いま一度PDCAサイクルを見直して、仕事に取り入れてみましょう。

PDCAサイクルはチームの全員参加が基本

PDCAサイクルでは、業務プロセスを「P（計画）」「D（実行）」「C（評価）」「A（改善）」の4種類に区分しており、これらは密接に関係しています。どれか1つに問題があるなら、他の3つもうまく行ってない可能性があります。

例えば残業が多いのは仕事の進め方に問題があるのでDですが、Pがしっかりしていないため、漠然と仕事せざるを得ない状況も考えられます。Cが機能していないので、その結果Aが行われていないかもしれません。

一人で仕事をするなら、該当するプロセスを直すだけで済みますが、チームでするなら全員にPDCAサイクルを徹底させないと、うまく回せません。そのためにはPの段階から参加させて、共通意識を持たせることが大切です。書面にして常に確認できるようにすると、なお良いでしょう。一度、正しいPDCAサイクルを経験して成功体験が得られれば、それ以降は意識が高まって、より成功しやすくなります。

肝心要めのPを上手に進める方法

このようにPDCAサイクルは最初のPが肝心です。ここで間違うと残りの3つも失敗します。特に気をつけなければいけないのは、上層部による無茶な目標をそのまま受け入れてしまうことです。当然そこにチームの意向は存在しないため、メンバー間で不満が生じます。

もちろん会社の指示には従わなければいけないので、それをどこまで達成できるか、どのようにすれば良いのかをチーム内で納得できるまで話し合います。この時、目標を具体的な数値に落とし込むと、Cが明確になり、Aも実行しやすくなります。また、どれくらいのDで達成できるかという「量」も分かりやすくなるし、それぞれのタスクも具体化できます。

PDCAサイクルの成功は上司のフォロー次第

多くの失敗例ではPとDに力を入れて、CとAをないがしろにしがちです。Pの段階でCの機会を作るのはもちろん、必ずそれを実行しなければいけません。特に現場が抱えている問題点は往々にして上まで伝わらないものです。Pで設定した目標の達成度合いを確認するためにもCは重要です。上司の立場から積極的に意見を求めましょう。

PDCAサイクルにおいて上司は、牽引しながらもフォローする役割です。例えばPで出た部下の意見をまとめて上層部の意向と調整したり、Dで干渉しすぎない程度に部下をサポートしたり、Cでは信頼関係を壊さない正当な評価と真摯な反省を、AはPDCAサイクル本来の目的である「スパイラルアップ」を導かなければいけません。まさに腕の見せ所と言えます。

参考：
ＰＤＣＡを回せない１０の理由とその対策｜メールのコミュニケーションを学ぶことができるサイト［Colta/コルタ］
ビジネスパーソンに求められる「PDCAサイクル」の基礎知識 – NAVER まとめ
部下のモチベーションと営業成績を高める「営業ＰＤＣＡサイクル」とは？｜「稼げるチーム」をつくる！営業マネジャーの教科書｜ダイヤモンド・オンライン
PDCAサイクルに合わせて部下のモチベーションを上げる方法