仕事ができない人の大半は「処理スピード」が原因

日本でも、ライフハックという概念が浸透してしばらくが経ちますが、ライフハックを「単なる小手先のテクニック」と誤解している人も多いのではないでしょうか。もちろん、「すぐに取り入れられるテクニックが多い」という点では、小手先テクニックと認識される可能性も否定できませんが、多くの場合、昔から言われている「仕事の段取り」「要領のよさ」だったりします。ライフハックというカタカナ用語に囚われず、仕事をテキパキとこなすために積極的に実践していきたいものです。ここでは、その基本をいくつか紹介します。

メモは常に用意する

上司からの指示や取引先との商談など、昔から、ビジネスシーンでは「メモを必ずとること」は、常識の一つとして知られています。しかし、多くのビジネスマンは「新人期間」を過ぎると、次第にメモを取ることを忘れてしまいます。おそらく「慣れ」からくるケースが大半でしょう。慣れると「メモ帳」の準備を怠るようになりますが、メモ帳を携行する習慣がなくなると、いざ「メモをしなければいけない場面」に直面したとき、「今回はまあいいか」と、記憶に頼ってしまい、帰社してから思い出すことに苦労したりするものです。また、タスクリストやメモにアウトプットする習慣によって、脳内のキャパを空けて頭をスッキリさせる効果もあり、「無駄に記憶するエネルギー浪費」から解放されるというメリットもあるのです。

作業は全てタスクリストから

仕事が遅い人の特徴として、「思い付きで行動する」「計画性がない」というものがありますが、まずは「今日1日のやること」という単位で構わないので、出来れば前日に「タスクリスト」を作成することをおすすめします。「思いつきで行動する」ことは、優先順位を考えずに仕事をすることに繋がりますし、「計画性」には、その手順だけではなく「考えなくても済む工夫」も含まれます。

ウィルパワーという言葉を聞いたことがあるでしょうか。「メールの書き出しはどうしよう」「今日のネクタイはどうしよう」「ランチは何にしよう」という様な、選択を誤っても致命的なミスとはなりにくい事柄に対して決断するエネルギーのことを指します。人間は、これらの「小さな判断」に、日々エネルギーを奪われ、脳が疲労する可能性があることが明らかになっています。

嫌な仕事から先に片づける

昔から、「イヤな仕事ほど先に片付けろ」と言われていますが、いわゆる「先延ばし癖」がある人は、仕事の処理が遅くなり、無駄な残業をする羽目になりがちです。その最たる例が「クレーム処理」でしょう。部下から回ってきたクレーム対応を「先延ばし」すればするほど、相手の怒が増長することは誰でも想像できますが、いざ自分に降りかかったクレーム対応となると、途端に冷静な判断ができなくなり、「後でじっくり考えよう」と、後回しにするための言い訳がどんどん浮かんでくるものです。目の前に「イヤな作業」「イヤな仕事」が現れたとき、「先に片づけるメリット」を意識するクセをつけておくことをオススメします。