仕事の濁流に飲まれる前に…

毎日毎日仕事に忙殺されていると、頭がパンクしそうになりますよね。仕事量が多すぎると結局は効率が落ちてしまい更に仕事が滞るという悪循環に陥ってしまいます。

IT化の遅れや人手不足など、日本社会にはいろいろな問題点が未だ山積していますがとりあえず目の前の仕事をいかにテキパキこなすかについて急いで頭をひねらなくてはなりません。

今回は、仕事を効率化し頭をスッキリさせるための4つのヒントをご紹介します。当たり前の事のように感じられるかもしれませんが、人間本当に追い詰められると基本的なことまで見落としたり忘れたりしてしまいます。

日頃の自分の仕事の仕方を思い出しつつ活用して頂ければ幸いです！

 

①超基本！ToDoリストは絶対作成しよう

仕事効率アップのための最も基本かつ重要なコツが「ToDoリストを作る」です。ToDoリストとはつまり、自分がやるべき事を整理し箇条書きにしたメモのこと。スマホやパソコンのアプリを使って管理してもいいのですが、筆者のオススメはやはり紙に記入してデスクやすぐ目につくところに貼っておく方法です。

一日の仕事が終わり、翌日の仕事の準備をしながらやるべき作業を優先順位をつけながらリスト化しておきましょう。それを翌朝出社した時に再度見直して仕事開始です。途中で入るメールや電話連絡等をToDoリストに反映させながらサクサクと作業を進めましょう。仕事効率化のためにはパラレル（平行）で複数の作業を行うことですが、この亜愛もToDoリストがあれば自分が今、何をやっているのかをクリアな状態で認識し続けることができるのです。

 

②気持ちに流されないをルール化する

仕事中に常に同じ精神状態でい続けるというのはかなり難しいものです。気の合う同僚と話をしている時や、仕事が順調に進んでいる時などは機嫌は良くなりますよね。ですが、顧客から無理難題を押し付けられたり、上司から怒られたりすると気も滅入りますし怒りがこみ上げてくるものです。

そんな時、ネガティブな感情に流されるまま仕事を続けたり重大な判断を行ってはいけません。悲しみにしろ怒りにしろ、負の感情の下で下した決断は大概の場合間違っている事が多いのです。

自分の気持ちが乱れているなと感じた時は、とにかく一度席を立ってコーヒーでも飲み、また甘いチョコレートでもひとかじりして気持ちを落ち着けましょう。その後、なんでもない簡単な仕事を一つ二つ片付けてから、改めて重要な仕事に取り掛かるのです。

問題の先送りは確かに良くない習慣ですが、なんでも焦って前へ進めようとするのも失敗の原因です。感情のセルフコントロールはとても難しい作業ですが、これが出来る人は周囲からの信頼も厚いことでしょう。

 

③気の散るアイテムを物理的にカット

比較的自由な環境でデスクワークに勤しむ人は、逆にテレビやネット、ゲームといった気が散るアイテムやコンテンツの影響で仕事効率が低下しているかもしれませんね。

このような場合、物理的にそれらの「邪魔者」をカットしてしまい使用するためのハードルを引き上げてしまうのが得策です。例えば、テレビはコンセントを抜きリモコンはテレビ台の上に置いてしまいましょう。また、スマホは敢えてカバンから出さず休憩中にのみチェック。LINEなどのどうしても必要なコミュニケーションツールがある場合はパソコンにインストールすることで解決します。

もちろんパソコンにはゲームなどインストールしないように。そしてブックマークからは仕事に無関係なサイトは削除してしまうのです。

実際、慣れれば大して苦痛でもありません。むしろ思いの外仕事がサクサク進むことに快感すら覚えることでしょう。

 

④時間軸を分けて目標設定する

目先10分で完了しなくてはならない仕事、今日中に仕上げなければならない仕事、今週中…今月中…今年中…といったように、いくつか自分の感覚にフィットする時間軸で目標やタスクを設定しましょう。

仕事は近視眼的になってもいけませんし、あまり遠くを見すぎて眼の前の仕事が疎かになってもいけません。

時間軸で切り分けながら整理することで長期的な仕事やキャリアのプランも立てられるのです。