知的な話し方をするためには簡単な枕詞を付けること
貴方が会話を始める度に部下の多くは「また始まったよ」と思っている
上司と部下のコミュニケーションについて「うまくいっているかどうか」のアンケートを取ったところ、「うまくいっている」と認識しているのは上司の側がほとんどだそうです。実際には、多くの部下は上司と話すことに対して良い感情を抱いていません。ここでは、オフィスでのコミュニケーションをスムーズにするために、部下に軽蔑されないための話し方のコツを紹介します。
部下に意見を言わせるときのコツ
部下が委縮していたり、社風が固いなどの場合、なかなか部下からの率直な意見やアイデアが出てこないケースはよく見られます。特に、日本の古い体質の企業では、未だにディスカッションが上手く運用されていないケースが多いようです。部下からの意見がなかなか出てこないときは、「どれくらいのレベルを求められているのか分からないから何を話したらよいのか分からない」というケースが多いものです。
そこで、「思いつきレベルでも構わない」「まるで女子会になってもいいから」と、ハードルを下げてあげることで、部下も警戒することなくアイデアや意見を出せる様になります。
自分の主張を聞いてもらいたいときのコツ
また、上司として部下に「自分の考えを受け入れてもらいたい場合」はどうでしょう。こちらの場合は、「上司と部下」という主従関係があるため、おそらく上司が放った意見やアイデアが否定されることは少ないかもしれません。しかし、多くの部下は「上司の意見を尊重していない」ケースが多いものです。最近の若い世代は、上から押し付けられたり強要されることを極端に嫌います。
そこで、いつもの様に「こんなのはどうだ！」と自信満々に主張するのではなく「ひょっとしたら、俺は検討違いなことを言っているのかもしれないけど～」「間違っていたら申し訳ないが～」などと、こちらのハードルを下げてみるのも効果的です。そうすることにより、部下はその意見がもし「受け入れ難い内容」であった場合に、異を唱えやすくなります。
とにかくまず「結論から話す」ことを宣言する
そして、これは上司にとっても部下にとっても言えることですが、ビジネスシーンではダラダラと話すことはタブーとされています。部下にはいつも「結論から報告しろ！」「で、結論はどうなんだ！」と言っている上司に限って、自分はダラダラと演説して嫌われるケースも少なくありません。
上司の立場だからこそ、「結論としては～」から始まる様に口癖を意識しましょう。結論が分かっていると、指示の内容が明確になります。よく「上司の指示が分かりにくい」と不満を漏らす原因の多くがこれです。「15時までに○○へ行ってほしい」と、指示内容を明確にします。その上で、その指示の背景や現地でやってほしい事を述べるのです。部下のタイプにもよるかもしれませんが、多くの部下はこうすることにより、「15時に○○へ行く」という指示内容の最も重要な部分を記憶に留めやすくなります。
部下は上司の話し方に文句を言えません。上の立場こそ、どう伝わるかに気を付けなければいけないのです。