ちょっとした印刷物の原稿はofficeでつくろう

  • 2016/09/29
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いまや誰でも使えるofficeの利点を活かす

趣味の冊子から会社の営業資料まで、小部数の印刷物をつくる機会はかなりあります。なれた人ならなんてことはないのですが、未経験者には少々荷が重い作業かも知れません。

 

印刷物ってどうやって作れば良いの?

会社の場合は、出入りしている印刷会社の営業マンを呼んでやりたいことを話せばうまくやってくれるでしょう。但し、外注するほどの案件である場合に限ります。

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印刷屋さんに出すほどではない場合は、自分で作るしかありません。しかし、イラストレーターやフォトショップなどは使ったこともないし、そもそも会社にもない!
そんなあなたもご安心のソフトウエアがマイクロソフトのofficeです。

一般的な事務仕事を行っている企業のパソコンであれば、たいていはofficeが入っているのではないでしょうか。事務社員の募集要項にエクセル・ワードが使えることなどと書いてあることも珍しくありません。
でも、エクセルとワードで印刷物が作れるのかと疑問に思う人もいるでしょう。はい、つくれます。

営業の数字を扱う人のなかには、ワードは使わないで文書の作成もエクセルで行うという人がいます。それもけっこうな数です。実は、エクセルは万能とまではいえないものの、いろんな印刷物が作れる優れものソフトなのです。

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dennizn / Shutterstock.com

また、最近のパソコンにはパワーポイントまでプリインストールされているものがあります。印刷物の作成にはもってこいです。

 

見たまま印刷だから便利に使える

最近はあまり使われませんが、ウィズウィグという言葉があります。四半世紀ほど前に、デスクトップパブリッシングが始まった頃、見たまま印刷を表す言葉として結構使われました。
画面に表示されたままの状態で印刷されることなんて、いまでは当たり前なのですが、当時は画期的なことだったのです。
officeソフトもウィズウィグなので印刷物の制作に適しています。

もっとも、見たまま印刷であってもモニタの表示領域が小さいと作業が面倒です。モバイルタイプのノートパソコンよりも大画面のデスクトップパソコンの方が印刷物の作成には向いています。
ノートパソコンなら最低でも14インチは欲しいところですね。

さて、エクセルは表やグラフを得意としており、ワードは文章作成に、パワーポイントはプレゼンテーション資料の作成に威力を発揮するソフトです。どれかひとつのソフトだけで印刷原稿を作ることも可能ですが、複数を組み合わせて使用すればより簡単に完成します。

やはり、エクセルとワードはパーツ作成に使用して、全体のレイアウトをパワーポイントに任せるのが無難でしょう。データのやりとりはコピーアンドペーストでできます。

ここで、印刷物を作るならパブリッシャーを使った方が良いのではと思う人もいるでしょう。もちろん、パブリッシャーも良いソフトですが、別途購入する必要が生じるケースの方が多いと思われます。パワーポイントですらようやくバンドルが進んできたところですから。

そして、出来上がった原稿はレーザープリンタかインクジェットプリンタで印刷します。自作の利は間違いがあったとしても、その場で修正できる点にもあります。外注ではこうはいきません。

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dennizn / Shutterstock.com

また、何度かやっていれば、機材と資材の限度で印刷屋さんに頼んだのかと思うような仕上がりも期待できます。さっそく、印刷物の内製にとりかかりましょう。

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