物事を簡潔に伝えて仕事ができる男に

  • 2016/02/18
  • ビジネス
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話の組み立て方

仕事をしていると、プレゼンや上司の報告など、さまざまな場面で「伝える」という機会が訪れます。新規事業計画などという大げさなものでなくても、上司から「何か案を考えておいてよ」と頼まれたり、トラブルの顛末報告をする羽目になったり、どんな仕事内容でも、必ず「説明」する場面からは逃れられません。

ここでは、いつも上手く説明できないという男性のために、「ここに気をつければ伝わりやすい」という説明のポイントを紹介します。

 

 

「結論を先に」が基本中の基本

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プレゼンなどで、あれこれ説明した挙句、肝心なことを伝えられなかったという男性は多いものです。

これを防ぐには、最も伝えたい重要なことを要約することです。この要約方法はビジネス書のタイトルやニュースの見出しなどからも学ぶことが出来ます。

例えば、「青森で銀行強盗、犯人は赤いスポーツカーで逃走中の20代男」という見出しからは、「どこで何が起きて現在はどんな状況か」が分かる様になっています。最低限必要な情報として、何が起こったかに絞っており、スポーツカーの車種や被害に遭った銀行の支店名などは、詳細の本文を見れば分かる事なので見出しには含めません。

例えば、とあるシステムの導入を提案する際、「管理にかかる人件費を半分にする方法があります」と、それによって得られるメリットのみを提示することです。

 

 

聞き手の疑問に答える形で詳細を明らかにしていく

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そして、聞き手が「その人件費を半分にする方法とは?」という疑問を提示します。それに答える形で、「こういうシステムを導入をすることにより、今まで手作業で行っていた管理作業を50%削減できるからです」と、詳細を明かしていきます。

 

 

メリットはいくつも羅列しない

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説明する側にとっては主張したいことが山ほどあるので、メリットについて聞かれると「これでもか」と、全てを説明したくなりますが、聞き手は、さほど関心のない状態からスタートしているので、全てを覚える気がありません。相手にメリットを伝えたければ「覚えられる最小限に絞る」ことです。多くても「3つ」が好ましいでしょう。

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