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会議を無駄にしないコツ

  • 2016/02/02
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優れた会社は会議の質が違う

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世の企業では、日々様々な「会議」が行われていますが、そのうち、どれだけの会議が成果を生み出しているのでしょうか。

「会議に成果?」と、ピンと来ない人は要注意です。

会議というものは、複数の人が時間を割いて同じ場所に集まる訳ですから、当然、人件費が発生していることを忘れてはいけません。

5人が出席する会議が、1回2時間、月に8回行われたとします。

一人当たりの人件費を時給換算して、仮に1,500円/時間だとしましょう。

1,500円×2時間×8回×5人=12万円と、毎月12万円の人件費に見合った成果を出せているかどうか、特に会議を主催する立場にある人は振り返ってみてください。

 

 

単なる通達の場になってないか

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多くの会議で失敗しがちなのは、ただの「通達会」になっているケースです。

参加者が発言する機会がほとんどなく、トップが決めたことを周知するだけであればわざわざ集まる必要はなく文書による通達でも事足ります。

この「通達会と化した会議」を好む人は、「自分の考えを発表することで悦に浸る」程度の理由しかない事が多く、「人件費がかかっている人達を集めてまで口頭発表しなければいけないことかどうか」をよく判断することが大切です。

 

 

会議の本質は「決定」すること

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そして、会議が有効なものであったかどうかを決めるのは、「会議によって生まれた明確な決定事項があるかどうか」に尽きるでしょう。

クライアントへ提出する企画案を選択するため、プレゼンの場を含む会議では、「A案かB案かどちらを選択するか」を「決定」していますし、作戦会議であれば、「どんな内容の作戦でいくのか」を「決定」しています。

特に日本の企業で陥りがちな「定例会」というタイプの会議では、「参加することに意義がある」と言わんばかりに、趣旨が不明瞭になりがちです。

「定例会という名目」であっても「議題」と「目的」がはっきりしていれば、問題ありません。

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