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これまで90分かかった説明を5分で伝えるコツ

  • 2017/06/08
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日本人は言語運用能力が低い?

ビジネスシーンにおいての本質的な「言語運用能力」とは、「いかに短い言葉で正確に伝えられるか」という能力

ここでいう言語運用能力とは、コミュニケーション能力の高さや、語彙力ではありません。ましてや豊な表現力でもありません。ビジネスシーンにおいての本質的な「言語運用能力」とは、「いかに短い言葉で正確に伝えられるか」という能力を指します。説明が下手な人、つまり言語運用能力が低い人ほど、自分の意図が正確に伝わらずに、何度も同じ説明をする羽目になります。実際、高度な言語運用能力を求められる「ディベート」に精通している人などは、相手への意思伝達スピードが非常に早いものです。ここでは、これまで一つの説明に90分かかっていた人が、5分で済む様になるためのポイントをいくつか紹介します。

 

目的を明確にすれば、どんな説明も30文字程度で済むはず

目的を明確にすれば、どんな説明も30文字程度で済むはず

極論を言えば、どんな説明も、基本的には一言、または20~30文字で済みます。例えば、会社で新規プロジェクトが立ち上り、そのメンバーが一堂に会したキックオフミーティングがあるとします。多くの企業は、そのためにわざわざ会議室などで集まったりしますが、本質的には文書やメールでの周知で十分なのです。プロジェクトの概要説明や詳細については配布した資料に書いてありますし、質疑応答についても、「不明点はこちらまで」と募ればよいだけです。プロジェクトリーダーが対面して説明する必要があるとしたら、せいぜい「これを成功させないと我が社は今期赤字となるから最優先で取り組んでください」など、資料には書けない内容です。

また、契約を取りたくて、営業をするにもかかわらず、訪問先では、天気の話や日経新聞での話題、業界の話題など、雑談で時間の大半を費やす商談のシーンはよくあります。日本企業ならではのものでしょう。しかし、営業の目的は「買ってもらうこと」「仕事を貰うこと」です。それをストレートに伝えているビジネスマンはどれほどいるでしょうか。多くの場合、一通りの雑談の中で、「そういえば、弊社もこんな商品を取り扱い始めまして」と、いかにも「ついで」っぽく本題に持ち込もうとしますが、「百害あって一利なし」の営業スタイルと言っても過言ではありません。大抵の場合、先方は冷ややかに「ああ、これが本題か」「やっと営業トークか」などと見透かしているもので、仮に見透かしていなければ「営業しに来た」という意図すら伝わっていなかったということになり、どちらに転んでも営業本来の目的からは遠ざかってしまいます。デキる営業マンほど「今回はコレを買っていただきたくて参りました」とストレートに伝えるものです。

 

コミュニケーションの基本は「YES/NO」と「指示や依頼」の2種類

コミュニケーションは、「YESNO」と「指示や依頼」の2種類しかないと考えるべき

また、コミュニケーションは、「YES/NO」と「指示や依頼」の2種類しかないと考えるべきです。この考えを持っていれば、「〇〇をお願いしたくご連絡しました。詳細は下記にて」「ご相談いただいた件、ご要望にはお応えしかねます。」と、その意思を伝えるための文字数は、そう多くありません。さらに、よく「日本人はNOと言えない」と揶揄されてきましがが、NOどころか「YES」すらもまともに伝えられないのが、日本のビジネスシーンの現実ではないでしょうか。例えば「先日ご案内した懇親会への参加可否をお知らせいただけますでしょうか」というメールに対して、返事が遅くなった言い訳から始まり、「~ということで参加させていただきたく存じます」といった具合に、本来であれば「返信が遅くなりました。参加します。」とでも書けば事足りる内容を、長々と本文を埋め尽くすために時間を費やしてしまいがちです。ビジネスにおけるコミュニケーションは、「YESかNO」か「依頼や指示」のどれかに該当するということを意識してみましょう。

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