企画書は、A4用紙1枚にまとめるのが鉄則

  • 2016/11/22
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長々と続く説明は聞くだけでうんざり

社内の会議。プレゼンターの説明がえんえんと続き、うんざりというのは、たいていのビジネスマンが経験していることでしょう。そのとき、目の前には、分厚い手元資料。これがまた、見ただけで欠伸を誘います。
NHKは、番組企画を外部から募る際、「企画書はA4用紙1枚にまとめる」ことを原則としています。というより、NHKが用意している企画用紙そのものがA4用紙1枚なのですが、これはどんなビジネスにも共通してあてはまります。

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集中力の持続時間は15分。それに合わせてプレゼンテーションする

そもそも、人の集中力は、せいぜい15分が持続時間。これを超えると、意識は散漫になり、いま聞いたことも右の耳から左へとすっと抜けていくといったことになります。人は、同じ作業をいつまでも続けるロボットではないのです。
新入社員など経験の浅いスタッフは、このことを知りません。だから、彼らが作る企画書は厚さたっぷり。仕事に熱心な社員ほど、そうなりがちです。

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コンパクトな企画書は、要点が伝わりやすい

それでは、なぜ、企画書はコンパクトにまとめたほうがいいのか。そのほうが、企画の骨子を相手に伝えるのが容易になるからです。
たいていの場合、長い企画書は、周辺事情の説明ばかりが先に立ち、企画のポイントがどこにあるのかが曖昧です。読むだけならまだしも、これを長々と説明されたらたまったものじゃありません。それだけで、「却下!」という心理を会議の場にいる全員に植え付けてしまうことになるでしょう。

 

簡単にはできないから、日頃から訓練する

とはいえ、企画をA41枚にまとめるのは、決して容易ではありません。企画を練りに練り、ポイントをとことん絞り込んでいく必要があるからです。
これは一朝一夕にできることではありませんが、だからこそ日頃から自分で訓練しておくことが大切になります。毎日の業務の中では時間がとれないなら、家に持ち帰ってでも訓練する。それを繰り返していけば、わずか1枚の企画書が社内でのステップアップにつながっていく可能性もあります。

 

「結局、何が言いたいのかね?」という一言を封じ込める

企画を1枚にまとめることは、実は自分自身にとってもメリットがあります。事前にプレゼンの予行演習をするのも容易なら、どの部分に力を入れて話すといいのかなど、要点をおさらいするのも容易だからです。
実際の会議の場では、せっかちな経営者や役員を前にプレゼンすることもあるでしょう。このときにも、短い企画書は有利にはたらきます。「結局、何が言いたいのかね?」という一言を封じ込め、必要なことを明快に伝えるプレゼンができます。

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