ビジネスマンの伝わりやすい文書作り

  • 2016/11/11
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多くのビジネスマンは悩んでいます

ビジネスマンには、しばしば文書を作る機会があります。送付物に添える挨拶文から報告書、企画書に至るまで、その種類は様々です。けれども、文書作りを得意としている人はそんなにいません。たとえダメ出しをされても、どこに問題があるのか詳しく指導してくれる親切な上司は稀です。その結果、いつまでも文書が完成しない悪循環に陥ります。

ダメ出しされる理由としては、「てにをは」の使い方や誤字脱字など、言葉の間違いがあります。これらは参考書を読めば覚えられるでしょう。問題は「内容が分かりにくい」という指摘です。こればかりは参考書だけで身につくものでもないからです。では、何に注意すればいいのでしょうか。

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内容を絞って構成を組み立てる

文書には必ず読み手がいます。読み手に内容が伝わらなければ意味がありません。分かりにくいと指摘される人は、何を伝えたいのか的を絞れてないのです。そのため、あれもこれもと盛り込み過ぎて散漫な印象を与えます。

まずは、その文書で伝えたい内容を単語や文章で書き出してみましょう。指定の文字数やページ数を埋められるほど出揃ったら、次は似通った内容同士でまとめていきます。本筋と関係が薄いものは潔く削除します。これで大まかな構成の出来上がりです。

最後はどの順番で伝えるのか決めます。一般的に文書は「起承転結」の順番で構成しますが、ビジネス文書では伝えたいことを強調するために、あえて「結」を最初に持ってきます。これなら忙しくて文書を読み飛ばしてしまう人にも伝わりやすいでしょう。このように、いきなり書き出すのではなく、構成を組み立てることが大事です。

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伝える相手の要求を意識する

誰が読むのかも強く意識します。例えば社内の人間だけが読むなら、専門用語を使っても問題はありませんが、外部の人間も目を通すなら一般的な言葉に変えなければいけません。特にイノベーションやデスティネーションなどのカタカナ語は要注意です。

同時に、文書に何を求められているかも考えます。報告書なのに報告だけで終わらせていたのでは不十分です。読み手はその後の対策も求めています。同じテーマで文書を作るにしても、相手を意識するだけで内容は大きく変わるのです。

一つの文章は適度な長さで句点(。)を打ちます。読点(、)で延々とつなぐと、読みづらくなってしまいます。声に出して読み返せば、不自然さに気づくでしょう。箇条書きや図表を盛り込めば、見映えが良くなるだけでなく、より分かりやすくなります。遠回しな表現や過剰な修飾は避けて、簡潔な文章を心がけたいものです。

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文書作りを上達させるために

理屈では分かっても、いきなり洗練された文書は作れないものです。まずは既存のビジネス文書を真似て作ってみましょう。最初は言葉を入れ替えるだけでも構いません。新聞記事などプロが書いた文章も参考になります。

また、「ビジネス文書検定」という資格があります。実務で通用する表記や表現を目指すもので、1級から3級まであります。実務技能検定協会が実施しており、試験は年2回です。ビジネスマンとしては、ぜひ1級を取得したいものです。スクールに通わなくても、参考書や問題集で十分に勉強できます。ただ試験に合格するだけでなく、文書作りのコツをつかみましょう。

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