パソコンデータを整理できれば一人前

  • 2016/09/21
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パソコンデータは放っておくと使えなくなる

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今やパソコンなしには、仕事も勉強も何もできなくなりつつあります。
そこで職場のパソコンもそうですが、自宅のパソコンにもとにかくデータが山積みになりがちです。
気付けばすぐに膨大になっていますが、これをいかにさばけるかが仕事の能力となっているのです。
外回りに出かけてもタブレットを持ち歩いてデータのチェックをしながらの仕事も珍しくありません。

例えばメールの処理だけでも大きな負担になっています。
迷惑メールの選別からちょっと後で読みたいメール、すぐに処理しなければいけないメールと分類だけでも一仕事になりました。
情報の調達、画像処理、資料作成などありとあらゆる業務がパソコン上で行われるようになっているのです。
このパソコン内のデータが散らかっていれば、それはその人の机の上がそうなっているのと同じ状態です。
机の上に書類が山積みになっている人で仕事の出来る人などいるはずがありません。
せっかくの書類を引っ張り出しようがなくなるからです。

 

パソコンデータを整理するルール作り

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自分なりの整理ルールを構築しておきましょう。
整理の出来ない人は、思いつきでファイルを作って手頃なデータをその中にまとめて入れたりします。
そんなことをランダムに繰り返していると、何のデータをどのファイルに入れたのか、全く記憶には無くなっています。
そのまま新たなファイルを作り、また似たようなデータをそのファイルに入れたりしてしまうのです。
そのファイル名もその時々の思いつきですから、違うものが対象なのにやはり微妙に似たり寄ったりになったりもします。

これではどんなに記憶力が良くても、必要になった時どこに何があるのか訳がわからなくなってしまいます。
探す労力と時間の垂れ流し、結局最初からデータを作り直したりと何も良いことがありません。
部屋の片付けと同じでこの手のものはあそこの棚の三段目に並べておくとか、決め付けておくことです。
この整理のルールは、なるべく簡単にしておくことです。
そうでなければなかなか守れるものでもないのです。

 

整理のためのテクニック

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・フォルダーの構成を決めておく
自分が使うデータはどのような種類のものがどれくらいあるのかをまず紙に書いてみましょう。
そうしてどういうフォルダ別に振り分けて、いくつの階層にするのも考えておきます。
それが実態に合わないと感じたら、修正していけば良いのです

・ファイル名はわかりやすく検索されやすく
ぱっと見で内容がすぐに正確にわかるのが良いのは誰にも共通しています。
作成日付を入れると、古いものをすぐに排除しやすくなります。
同じ内容でも日々データは更新されることも多いですので、最新のものがすぐにわかることは大切になります。
内容は日本語ですが、日本語はひらがなカタカナ漢字の別があって検索にヒットしづらい欠点があります。
そこで先頭だけは英語表記にしておくと検索でかなり絞られるメリットもあります。

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