シンプルで長続きするデスク回りの整理

  • 2016/04/14
  • ビジネス
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  • YAZIUP運営
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基本は3種類に分類

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普段使う職場のデスクは整理整頓されているでしょうか。ビジネスマンのほとんどは、何かしら机に向かう時間が多かれ少なかれあるかと思いますが、「整理整頓」が苦手な人も多いでしょう。私たちは、幼少期からずっと学校の先生からも「机はきれいにしておきましょう」「ロッカーは整理整頓すること」などと言われてきましたが、具体的に整理整頓について教わる機会がなかなかないと思います。実は、整理整頓が苦手な人でもすぐに真似できる「整理の基本原則」があります。

特に書類の整理に有効なので取り入れてみては如何でしょうか。何かというと、「今使っているもの」「毎日は使わないがたまに使うもの」「いつ使うか分らないから保管しておくもの」という風に使用頻度別に「3つに分ける」というシンプルな考え方で整理することです。「進行中」「参照」「保管」の3つに言い換えることもできます。書類の山に埋もれている人の多くは、整理ルールが確立しておらず、何となく「顧客別」だったり「案件別」にファイリングしているケースが多いのではないでしょうか。上記の3分類にしておけば、いつも使う「進行中(今使っているもの)」のみをデスク上の目に止まる場所に置くだけで済むので視覚的にもスッキリします。

 

 

シュレッダー行きクリアファイルを作る

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日々書類を扱っていると毎日の様に「保管するもの」「参照するもの」と、書類の分類に判断を要します。「捨ててもよい」と判断した書類の破棄を、後回しにする人がいますが、2度目にその書類を見たときに再度「判断」することになり、エネルギーの無駄使いをすることになってしまいます。

人は毎日、自販機で買う飲み物から、着用するネクタイまで、「小さな判断」にエネルギーを奪われています。そのエネルギーを節約するためにも「シュレッダー行」クリアファイルを作っておき、そこに不要な書類をドンドン入れていき、「溜まったらシュレッダーにかける」というルールにしておけば、判断のストレスがかなり軽減されることが分かります。

 

 

とにかく視覚に入れないことがコツ

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仕事においての整理整頓が果たす役割は、「探し物を見つけやすくする」ことに加え、視野に入る不必要な情報を減らし「今取り組むべき仕事」へ集中させることです。前述の様に「進行中」だけが目に止まる様にする方法でなくても、不必要なファイルを視界から遠ざけることが出来れば、他の方法でも構いません。

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