これで残業とサヨナラ?今さら聞けないスケジュール管理の基本

  • 2016/03/02
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スケジュール管理は社会人のマナー

スケジュール管理を行うことは、円滑に仕事を進めるために必要です。会議や打ち合わせの予定を忘れたり、与えられた業務(タスク)を時間どおりにこなせないようでは社会人失格です。うっかり仕事を溜めこんで残業続きになり、彼女を怒らせた経験がある男性も多いのではないでしょうか。

スケジュール管理の必要性を分かっていても、行えていない人は社会人の半分以上もいます。本来であれば仕事量が少ない入社2~3年目までに習慣づけるべきですが、ベテランになってもパソコンのモニタ周りにペタペタ付箋を貼っている人は多いようです。けれども、この方法では、自分がどれくらいの仕事を抱えて、どれくらいの時間的な余裕があるのか瞬間的に分かりません。

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スケジュールは手帳やアプリに記録

そこで手帳の出番です。その日の予定を時間帯ごとに書きこんでいけば、どこに余裕があるか一目瞭然です。空いた時間にタスクを埋めていけば、効率的に仕事をこなせます。最近ではスマートフォンのアプリでも、スケジュール管理ができます。見やすいのはもちろん、入力だけでなく削除も可能で、アラームの設定をすると予定時刻の間際に知らせてくれるのです。

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機能すべてを使おうと思わない

ところが、せっかくスケジュール管理を始めたのに、仕事に活用できないまま挫折するケースが多々あります。手帳にしてもアプリにしても、上手に使いこなせないからです。例えば入力が不十分で、スケジュール管理の目的を果たしていなかったり、逆に入力しただけで満足してフィードバックされなかったり、そもそも入力が面倒という感想もあります。

市販の手帳やアプリは大勢の人が使えるように、機能が豊富に盛り込まれています。どこまで使うかはその人次第です。もし、1日単位のスケジュール管理がやっとなのであれば、週や月のページは使わないようにした方が良いでしょう。このように慣れないうちは使うページや機能を限定し、そこに情報を集約するのです。入力が簡単になり、漏れもありません。

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余裕を持たせてミスを防ごう

また、スケジュール管理をしているのに、予定どおり仕事が片付かないというケースもあります。これは自分の能力を過信して、仕事を詰め込み過ぎている可能性があります。

上司や取引先、顧客と仕事をしている以上、予定の変更は避けられません。慣れたデスクワークもコンディション次第で滞る場合もあります。1日単位でスケジュールを組む時には、1~2時間程度の空き時間を作ったり、業務にかける時間は少し長めに見積もるなど、余裕を持たせることが大事です。これによりミスも防げます。

このようにスケジュール管理は、限られた時間を有効に使うことが目的ですから、ツールを使う時なら、予定をしっかり把握できて、確実に仕事をこなせていることが大事です。上手に活用して、アフターファイブの楽しみや大好きな彼女との時間を増やしましょう。

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