Googleカレンダーで部下のスケジュールを把握しよう

  • 2016/03/04
  • ビジネス
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責任ある立場は部下の管理も仕事

課長や係長、プロジェクトリーダーやグループマネージャーなど、責任ある立場になると、必ず数名の部下が付きます。業務を成功に導くには、部下に効率よく働いてもらうのが一番です。そのためには上司であるあなたが、しっかりと部下を管理しなければいけません。

特に部下のスケジュールを正確に把握することは大事です。これにより、残業などによるオーバーワークを防ぐと共に、何か業務が回ってきた時、すぐに空いている部下を見つけて人数を揃えることができるからです。

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スケジュール管理はクラウドを使う時代

けれども、従来のような紙ベースやホワイトボードを使ったスケジュール管理には限界があります。それは社内や部署内など、限られた場所でしか見られません。また、急なスケジュール変更があっても、反映されるまでタイムラグが生じ、予定がバッティングする可能性もあります。

今は、1人1台のパソコンを割り当てられている時代です。さらにパソコンと同じように使えるスマートフォンが普及しています。そこで、インターネットのクラウドにデータを保管して、全員で共有できるスケジュール管理ソフト(アプリ)を活用するのです。

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Googleカレンダーなら無料で簡単

マイクロソフト社の「Office365」が一般的ですが、グーグル社の「Googleカレンダー」なら無料であり、アカウントを作れば面倒な手続き無しに利用できます。ブラウザ上で表示できるので、WindowsとMacの違いを気にする必要もありません。スマートフォンならAndroidとiPhone用のアプリがあります。

まずはチームの部下全員にカレンダーを作成してもらいます。あとは共有設定から上司であるあなたのアカウントに閲覧の権限を与えてもらえば、自分の画面上に全員のカレンダーを表示できるようになります。あらかじめチームのGoogleグループを作成しておけば、カレンダーの共有はもっと簡単です。

権限の設定によって、勝手にスケジュールを変更されることもなく、予定の詳細までを表示しないこともできるため、プライバシーが保たれます。もちろん変更があれば、共有した全員に速やかに反映されるので、外出先でもスマートフォンで簡単に正しいスケジュールを確認できます。

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チェックと活用が大事

もちろん使いこなすためには、全員が変更の度に必ず入力するよう徹底させなければいけません。基本的に部下のスケジュールの組み方は個人の裁量に任せますが、時には問題が無いか、適時チェックすることも必要です。上手に活用して、業務を成功に導きましょう。

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