タスク管理にいつも失敗する人への処方箋

  • 2016/01/22
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「今日からできる」改善方法

現在ではたくさんのタスク管理ツールが溢れていますが、きちんと活用できている人は、どれ程いるのでしょうか。

ここでは、タスク管理がうまく出来ていない人のための「今日からできる」改善方法を紹介します。

 

 

タスクは1件あたり15分で完了出来るレベルまで細分化する

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書き出したタスクリストを処理しきれないという人は、1件ごとのタスクが「大きすぎる」場合があります。

例えば、「今月の請求書を発行する」というタスクをいつまで経っても処理できないケースでは、そもそも「請求書の発行」という作業を「すぐにできるもの」と誤解している可能性があるので、これを、

「1、請求先のリストアップ」

 

「2、伝票から内訳を入力」

 

「3、宛名ラベルの印刷」

 

「4、内容の確認」

 

「5、上司の押印を求める」

 

の様に細かく分けて一つずつ消していくことにより、確実に処理が進んでいることが目に見えて分かります。もちろん、15分以内に完遂できるのであればこの限りではありません。

 

 

ツールに頼り過ぎない

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パソコンのソフトやスマートフォンのアプリでも、タスク管理ツールは無数にありますが、常に新しいタスクリストを取り入れては「これも気になる」と、さらに別のツールへと手を広げ、結局「どれも使いこなせていない」という本末転倒な人がいます。

この様にツールに振り回されてしまう人は、一度、100円ショップで買えるノートを使用した紙ベースのタスクリストへと戻ることをおすすめします。

本来の目的は何かを再確認できるかと思います。

 

 

時間帯を分ける

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手帳やノートの紙面にタスクリストを思いついた順に書き並べている人がいますが、どれから手をつけていいのか分かりにくくなりがちです。

もし、時間帯によってタスク処理がはかどるタスクがあれば、「午前のタスク」、「午後のタスク」、「帰社後から定時まで間に行なうタスク」という様に、それぞれのタスクを処理に適した時間帯へと分類してみるのも手です。

 

 

タスクリストは場所ごとに複数あってもよい

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「スケジュールは1カ所に」「タスクリストは複数の場所に」と言われますが、タスクリストは、適切な場所に置いてあってはじめて機能すると言えます。

電車の中でする方がはかどる作業は「電車移動時のTODO」、上司がいるときにしかできない決済などは「上司がいるときのTODO」など、場面ごとに分けることにより効率的に処理できます。

玄関に貼る「ストーブを消したか」という張り紙なども、その一つと言えます。

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