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あなたは大丈夫?相手をイラッとさせない為のビジネスメールの作法

  • 2017/06/23
  • ビジネス
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  • YAZIUP運営
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未だに日本のビジネスマンはメールの本質を理解していない

ビジネスにおいても「察するべき」という価値観が蔓延していることから、ビジネスシーンでは相変わらず様々なトラブルが生じています

最近では政治関連の話題で「忖度」というワードがしばしば登場することからも、日本では昔から「察する」ことを美徳とする文化が根付いています。もちろん、相手を思いやる文化は素晴らしいものですが、ことビジネスにおいても「察するべき」という価値観が蔓延していることから、ビジネスシーンでは相変わらず様々なトラブルが生じています。その代表格は何といっても「相手をイラっとさせるビジネスメール」でしょう。インターネットとブロードバンドの普及によって、ビジネスシーンにおいて情報伝達手段の主役であったFAXや電話に代わり、メールがその座に君臨していることは間違いありません。極論を言えば、ホワイトカラーの職種において「仕事をする」ことの8割は「メールをする」を意味します。

メールの本質は、「早く届くこと」です。相手の機嫌をとるためのコミュニケーションツールではありません。しかし、残念ながら日本のビジネスシーンでは相変わらず「どんなメールがマナー違反か」ということが議論されてきており、マナーは大切であることは間違いありませんが、少し過剰です。ここでは、そんな日本のビジネスシーンで間違いを犯しがちなメールについて、相手をイラっとさせないメールの作法について紹介します。

 

メールの用件をはっきりさせる

メールの用件をはっきりさせる

ビジネスメールにおいて、日本人のNG例として最も多いのが「文章が長すぎて何が言いたいのかさっぱり伝わらない」といったメールです。2,000文字以上の長文メールは、必ずどこかに「省くべき文章」が存在しているはずです。いつも「メールが長い」と言われている人は、どんなメールも最低250文字以内に抑えるトレーニングを試してみることをオススメします。

 

マナーや挨拶表現に凝り過ぎない

マナーや挨拶表現に凝り過ぎない

こちらも、「メールの用件をはっきりさせる」ことと同様に、挨拶や時候の表現にこだわり過ぎて本題が読み取れないメールを送っていないか振り返ってみましょう。

 

専門用語や難しい表現を使わない

専門用語や難しい表現を使わない

専門用語は、あくまでそれを知っている人同士の「暗黙の了解」があってこそ使用するべきでしょう。フランス語で会話できるかどうか分かっていない相手に対してフランス語で話しかける人はいません。しかし、メールという空間では、どうしても人間の「知識を披露したい欲求」が出てしまうもので、気を付けたいものです。送り手のドヤ顔を想像させるような、専門用語の使用はあまり歓迎されません。

 

重要な内容はメールで伝えない

重要な内容はメールで伝えない

また、緊急性のある内容についても、メールではなく電話で伝えるべきでしょう。新人にありがちな「遅刻します」をメールで送ったりするのはNGとして、取引先に伝えるべき緊急のトラブルなどは、まずは電話で一次報告するべきでしょう。

 

1件のメールには1件の用事に留める

1件のメールには1件の用事

こちらも、「メールの用件をはっきりさせる」と共通して言えることですが、伝えたいことが複数わたる場合、「1メール1要件」を原則と複数に分けるべきです。

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