悩み解決!!手帳とパソコン・スマホはどう使い分ける?

  • 2016/01/06
  • ビジネス
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使い分け

手帳に関する話で悩みとしてよく出てくるのが、「パソコン・スマホといったデジタルツールとアナログの手帳の使い分けをどうすればいいか?」ということです。

今回は手帳とパソコン・スマホの使い分け方について考えていきます。

 

 

アナログとデジタル、それぞれの長所と短所

まず始めに、手帳とスマホ・パソコンのそれぞれの長所と短所について、どういった意見があるのかまとめてみます。

まずは手帳の長所から。

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・手書きなので自由に書ける。

 

・取り出すだけでサッと書ける。

 

・全体を俯瞰して見やすい。一覧性がある。

 

・書くことで思考が深まったり、アイデアが湧いたりする

 

一方で、手帳の短所はどうでしょうか。

 

・書けるスペースに限りがある。

 

・後から編集がしにくい。

 

・情報が埋没してしまう。(後から検索しにくい。)

 

・暗いところでは読むことができない。

 

 

 

次に、スマホ・パソコンの長所です。

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・データの同期、共有ができる。

 

・情報をいくらでも追加できる。

 

・後から編集がしやすい。

 

・後から情報を見つけ出しやすい。

 

・ルーチンの自動入力ができる。

 

・アラートやリマインドの機能がある。

 

 

それでは、スマホ・パソコンの短所はどうでしょうか。

 

・入力するまでに時間がかかる。

 

・フォーマットが決まっていて自由に書けない。

 

・全体を俯瞰してみることができない。

 

・電源や電波の状況などで使えないときがある。

 

 

それぞれに長所と短所があるようです。手帳とスマホ・パソコンをうまく併用するには、それぞれの長所をうまく生かしながら、短所を補完させていく必要があります。それを実現するためには、どういった内容を記録する場合には、どちらの長所が生かしやすいのか、記録する内容別に考えていくことにしましょう。

 

デジタルVSアナログ!記録内容別、どちらが便利?!

手帳やスマホ・パソコンとして管理する記録内容として、一般的には「中長期の予定管理」、「短期(1日あるいは1週間)の予定管理」、「To Do/リスト管理」、「メモや情報の記録」といったところでしょう。それぞれについて、デジタルとアナログの特性をふまえつつ、相性と使い方を考えていきます。

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中長期の予定管理

追加や変更が生じる可能性が高い中長期の予定は、いくらでも情報を追加でき、簡単に予定の時間を変えるなどの編集ができるデジタルのほうが便利と感じている人が多いようです。また、他の人にも自分のスケジュールを把握しておいてもらううえで情報共有しておいたほうがいいことを考えると、この点でもデジタルの長所が生きやすいでしょう。

ただし、アナログのほうが使いなれているという場合は、基本的にはアナログで管理しつつ、情報共有の必要がある場合だけデジタルに転記する、というやり方を取っている人もいるようです。

 

短期の予定管理

短期の予定管理とは、例えば今日1日の行動スケジュールといったもののことです。作業の進捗が遅れ気味とか、急にタスクが入ってきたとかで、とにかく細かな調整が多く発生しやすいのが特徴です。こういった短期的な調整には、自由にサッと書くことができるアナログのほうが対応しやすいようです。
例えば、中長期の予定はデジタル上で管理して、短期の予定は1日や1週間の始まりに確認も兼ねて手帳に書き出すといったやり方や、忙しい人ではデジタルの予定の1日分をプリントアウトして、それに細かな調整を手書きで加えていく、といったやり方を取っている人が多いようです。

 

To Do/リスト管理

To Do管理やリスト管理については、アラートやリマインドといった機能がデジタルにはありますし、アナログのほうにはサッと取り出して書くことができるという使い勝手があったりします。アナログとデジタル、いずれも一長一短といったところで、自分にとって使いやすいほうを使ったり、状況に応じて使い分けている人が多いようです。

 

 

メモと記録

上司に指示された内容を記録したり、ふと思いついたことを書き留めておいたりと、メモをする場面はいたるところで出てきます。こういった場合は、サッと取り出して書けるアナログのほうが使いやすい、という意見が多いようです。(そもそも手帳にメモするしか選択肢がない、という状況も多いようです。)
そして、いったん書き留めたメモをどう処理するのかも大事です。To Doやタスク、予定の追加や変更があったのであれば、しかるべきところに記入なり入力して転記することになります。また、情報として記録しておきたい場合は、そのままメモとして残しておいても良いのですが、デジタルに記録として移すことによって、必要になったときすぐに取り出すことができるようになります。

 

その他

アイデアを練ったり、ビジネスの構想を考えたりするときには、アナログの手書きで自由に書くことによって、いろんな発想が生まれて考えが広がりやすいと感じている人が多いようです。なぜそうなるのかはよく分かりませんが、筆者もこれには強く同感です。考えるときはアナログで考えて、それによって生み出された案はデジタルに記録するといったスタイルの人も多いようです。

 

手帳とスマホ・パソコンの使い分けについては、人それぞれによって好みや環境、状況が違うので、「これが正しい」という正解の方法というものはありません。しかし、それぞれの長所を生かすことを意識しながら試行錯誤することによって、より自分に合った管理方法を見つけることができるはずです

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