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仕事のメールを効率よく処理する3つのハック

  • 2017/06/07
  • ビジネス
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  • YAZIUP運営
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仕事の大半はメール処理といっても過言ではない

ビジネスメールを効率よく処理するコツ

意思決定の手段としては、対面、電話、FAXなどがありますが、インターネットが普及した現代では、ビジネスコミュニケーションのほとんどがメールです。すなわち「仕事が早い人」とは、同時に「メールの処理が早い人」でもある訳です。ここでは、多くのビジネスマンが処理に苦労するビジネスメールを効率よく処理するコツをいくつか紹介します。

 

受信トレイを開く時間は1日に3回と決めておく

受信トレイを開く時間は1日に3回

仕事が遅い人には「メールに振り回される」という特徴があります。確かに「メールのレスポンスが早い」ことは、スピード社会において一定の競争力となりますが、メールマガジンなど、緊急性の低いメールに対しても、興味を引くタイトルに惹かれ「気がついたら1通のメルマガ熟読に1時間も費やしてしまった」という経験がある人もおおいのではないでしょうか。ビジネスメールを送る側の大原則として「メールは早く届くがすぐに返事が貰える訳ではない」という鉄則がありますが、当たり前の様で、これを意識できていないビジネスマンは意外と多く存在します。

「メールはすぐに返信しなきゃ」という強迫観念に振り回されることを防ぐには、例えば「出勤時の30分」「昼食後の30分」「夕方の30分」といった具合に、「受信トレイを開く時間」を決めておくことです。そうすることで、本来のタスク処理に集中し、仕事の優先順位が明確になるものです。

 

読んだら即レスが基本

読んだら即レスが基本

また、「メールは読んだら即レス」を心がけることも、タスクを貯めこまない秘訣でもあります。これは、前述の「受信トレイは1日3回」と一見矛盾する様に思われますがそうではありません。「1日3回の受信トレイ閲覧」ルールを守りつつ、即レスを心がけます。例えば、「添付ファイルをご確認いただき、ご意見を頂けますでしょうか」「〇〇の件、候補者を3名ほどリストアップしご連絡いただけますでしょうか」といった、「返信に時間を要する内容」についても、「確認しました。本日中に返答いたします」といった具合に「一次対応」をするだけでも、相手に対して既読を知らせる効果があり、信頼にもつながります。

よく、メールを貯めこんで、まとめて処理しようと片っ端から読みつつも、この「一次対応」すらしない人がいますが、これなら見ない方がマシと言えます。「一次対応すらしないのであれば見ないこと」をルールとすることで、結果的に処理スピードもアップします。

 

署名だけではなく「書き出し」の定型文も用意しておく

メール本文の大半は定型化できる

また、メールは「テンプレ化」することでも効率よい処理が可能となります。テンプレと聞くと「署名」のみを想像しがちですが、「連絡手段」という、メールの本質を考えると、可能な限りテンプレ化するのが理想だと分かります。書き出しの「●●様、いつもお世話になっております。」といった書き出しについても定型化するなど、メール本文の大半は定型化できるということを意識しておきましょう。

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