タスク管理の鬼こと私にご用ですか?

  • 2015/12/22
  • ビジネス
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  • YAZIUP運営

タスクの種類を正確かつ素早く見極めることが大切

商業の発達した江戸時代には、今でいうアポなし訪問は大変嫌われたそうです。タスク管理には、仕事にはすぐできること、一人でも時間がかかってできるもの、協力が必要なことや上司への相談など様々な種類があります。
どの種類かをすばやく判断することで、スムーズにタスク管理が行えます。

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すぐできるタスクは隙間時間を活用して対処

すぐできるタスクはすぐに実行しましょう。後回しにすると、後から大変になりますので、うまくタスク管理します。
少し待ち時間がある場合、待っている時間内で別のタスクができそうであれば、それを遂行します。

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一人で遂行できるが時間がかかるタスクには

かかってくる電話やチェックするメールが比較的少ない時間帯を選んで、集中して処理します。やはりいったん中断してしまうと、タスクを再開しても元のスピードに戻るまである程度時間がかかってしまうからです。

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他との協力が必要なことや上司への相談が必要なタスク

最初の段階で、少し余裕のある見積りをします。大半のタスクが時間内に収まらないからです。
また早めの対策が必要で、自分の上司に相談しなければならない場合は、あらかじめ上司に連絡し予約して一緒に対処します。

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朝礼と夕礼はタスク管理の基本で部下と自分の進捗把握を

朝礼で1日の部下のタスク管理をします。そして就業前に夕礼を行い、1日のタスク進捗管理、残業は必要な場合はその旨を指示します。
部下のタスクだけではなく、同時に自分のタスク管理も行うことができます。

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目標とする時間を正確に把握し次回の類似タスクの参考に

目標とする時間がないと、仕事のスピードアップができません。タスクは何分で終わることなのか標準時間を設定します。
予定より時間がかかってしまったら、次回同様のタスクを立てる際にその時間を考慮します。

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15分刻みでタスク管理し常に時間を意識する

基本15分単位で考えるとよいと思います。そして、タスクが終了したときは、必ず時計を見るようにします。
時計を見ることに慣れていない場合には、タイマーなどで15分ごと設定すると練習になります。

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タスク管理の勘所は、それが何を求められているタスクかを考えることです。それにより、タスクの進め方がイメージしやすくなって、どのタスクを優先するべきことなのか、どのような方法で行うとよいのかなどを把握しやすくなります。

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