忙しくても「まとまった時間」を確保するコツ

  • 2016/07/12
  • ビジネス
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細切れ時間では出来ない仕事もある

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タスク管理やスケジュール管理テクニックの本などでは、よく「スキマ時間を有効に活用するべし」と書かれています。電車での移動時間であったり、客先との待ち合わせ場所に早く到着して空いた時間を使うなど、5分や10分の細切れ時間を上手く使いましょうというものです。

しかし、これらのスキマ時間にできることというのは、「メール返信」「日報の入力」など、ルーチンワークがほとんどで、「企画の考案」「膨大な量の報告をチェック」「挙がってきたデータを分析する」など、ゆっくり考える必要のある作業には適していません。

確かにスキマ時間の有効活用は、忙しい管理職の男性にとって非常に有効な時間捻出方法と言えます。しかし、上述した通り、これらはあくまでルーチンワーク処理の足しになった程度の効果しかなく、スキマ時間の活用だけでは、クリエイティブな仕事やマネジメント性のある仕事をするための時間は永久に確保できず、これでは、末端のスタッフと大差がないと言わざるを得ません。

 

実はクリエイティブな仕事はスキマ時間でもできる

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まとまった時間がないと管理職として生産性のある仕事はできないと述べました。しかし、矛盾する様ですが、スキマ時間だけでも生産性のある仕事をする方法があります。それは、「大きな仕事の細分化」です。日報の入力やメールの返信など、スキマ時間で行える仕事の多くは「短時間で終わる」ことが条件であるかの様に思われてきましたが、例えば「企画の考案」という、一見まとまった時間を必要としそうな仕事でも、「趣旨を決める」「プレゼン用の目次を決める」「各章の概要を200文字程度で考える」といった具合に細分化することで、スキマ時間しかない状況でも十分に進められます。この様に、「大きなプロジェクト」は「小さなタスク」として細分化することで、スキマ時間でもできるようになります。

 

細かいタスクは溜めてまとめて処理して「まとまった時間」を確保

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1時間以上のまとまった時間がとれない人は、メールの返信やFAX送信など、事務的なタスクを即時行っていたりします。これは、外部要因に振り回され続けるスタイルとも言えるでしょう。

例えば「5分ほどを要するメールの返信」が一日に10件、上司や顧客から依頼された突発的な仕事が毎日2~3件ほどあるとします。これらの外部要因からくるタスク処理にかかる累計時間は3時間~4時間程度だとしても、「生産性のある仕事に使える中断しなくてもいい1時間」の確保は非常に難しいことが分かります。

まとまった時間を確保できている管理職男性の多くは、スキマ時間でできるルーチンワークが多い場合、まとめて処理していることが多いものですが、共通して言えることは、「外部要因に条件反射で対応しない」ということです。もちろん、接客業やコールセンターなど、そもそもの仕事内容が「外部要因に反応すること」である場合を除き、急な仕事の依頼に対しては、「3日ほど頂ます」などと、断りを入れることも大切です。

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