名刺を効率的に使うための整理整頓

  • 2016/06/17
  • ビジネス
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名刺は必要な時に見つからないものです

仕事で誰かに会うと必ず名刺交換を行います。その後どのように保管していますか? ポケットの中に入れたままだったり、机の至るところに放置していると、いざ連絡を取ろうとした時に見つからなくて不便な思いをします。名刺を有効活用するには、整理整頓が重要です。ただし方法が適切でないと、やはり探すのに手間取ってしまいます。

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2,000枚以上の名刺をどうやって管理する?

ある文具メーカーの調査によると、営業職の人が仕事で受け取る名刺の枚数は、40代で2,000枚を超えます。これだけの人数を名刺に書かれた情報だけで思い出すのは至難の業です。そのため、名刺には受け取った日付や場所、何の用件で会ったかを書きこんでおきます。表に書きこんでおけば、見落としがありません。

名刺の保管には縦長のケースを使ったり、ファイリングしたり、パソコンに取り込む方法などがあります。それぞれに一長一短があり、向き不向きもあります。ただし、いずれも保管されなければ意味がありません。仕事から帰った直後は慌ただしくて、名刺まで気が回らないでしょう。だからこそ、一日あるいは週のどこかで整理整頓する時間を設けます。

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ルールはシンプルな方が長続きしやすい

仕訳の方法は人数が多くなるほど、会社別や業種別など多岐にわたる方が探す時に楽です。けれども慣れないうちは、管理の手間が少ない方が続けやすいでしょう。例えばケースに並べる方式ならば、あいうえお別に区切り、初めて会った人やコンタクトを取った人が必ず一番前に来るように並べます。頻繁に会う人ほど前に来るので探しやすくなります。

この方法で後ろに来るのは疎遠になった人です。2年以上会う機会が無ければ、捨てても問題無いでしょう。人間が管理できる数には限界があります。それはパソコンでも同じです。期限を儲けたり、数量を決めるなどして、それを過ぎたら潔く捨てましょう。

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名刺が見つからないのはタイムロス

多くのビジネスマンは、名刺を探す時間に1ヶ月50分ほど費やしているそうです。同じ時間にできることを考えたら、もったいないと思うでしょう。名刺の整理整頓は探しやすいだけでなく、時間を有効活用できる第一歩なのです。自分なりのルールを確立して、スマートなビジネスマンを目指しましょう。

参考:引き出しの中で休眠? たまった名刺の管理術
参考:秘書もこの方法で管理 1番簡単な名刺の管理(片付け)方法 | オフィスミカサブログ
参考:名刺管理の前に…まずは名刺の整理ではじめの一歩 | 名刺を企業の資産に変える Sansanがお届けするレポート・コラムです。
参考:ファイリングは捨てることと見つけたり:名刺管理をうまくやるために、守るべき3つのこと – ITmedia エンタープライズ

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