ビジネスマンは、「年に6週間」をムダにしているのだとか

  • 2016/11/06
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「探しもの」についての『ウォール・ストリート・ジャーナル』の調査結果

アメリカの雑誌『ウォール・ストリート・ジャーナル』が、かつて「ビジネスマンがオフィスで探しものをする時間」について調査し、統計をとったことがあります。結果はどうだったかというと、平均で「年に6週間」というのが、その調査結果です。
そうです、6週間。6時間じゃありませんよ、6週間。探しものというのは本来は必要のない行動ですから、それに費やす時間はただのムダ。世のビジネスマンは、皆1ヵ月半という長い時間をムダにしていることになります。

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デジタル時代は「整理不行き届き」がなおさらひどい

探しものといっても中身はさまざまに考えられますが、ビジネスマンの日常でのそれは、書類、備品、資料、名刺、電話番号、メールといったものが主。これらの多くはパソコンを事務処理に使うようになって解消されたはずですが、実際はそうではありません。物理的レベルで物の整理ができない人は、デジタルでも同じ。いや、文字と記号だけが手掛かりのデジタル世界では、なおさら「整理不行き届き」になりがちなのです。ファイルネームの付け方がまずくて、電子文書の資料1つ探すのに数時間費やしてしまったといった覚えのある人も多いでしょう。

 

まずは、子どもの頃の親の説教を思い出すべし

これを解消するには、子どもの頃を思い出すのが一番です。
学齢となって小学校に入り、中学〜高校へと進んでいくにつれ、子ども部屋の中の物は増え続けていきます。本、漫画、雑誌、ノート、CD、ビデオ、ゲームソフトetc、etc。そのとき、親はこう言ったはずです。「棚や引き出しを種類で区別しろ。新しいものは、その種類区分に従って収納しろ」
親として子どもに説教する立場になった40代ビジネスマンが帰っていくべき場所も、ここです。

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頭ではわかっても実行できないのが人間ですよ

この世にはたくさんの教訓や指針がありますが、頭では理解していてもなかなか実行できないのがこれらのものです。
例えば、「本棚から取り出した本は、読み終えたら必ずもとの場所に戻す」。こんな単純なことが実行できないのが人間。結果、机の上に積まれた本がどんどん増えていき、崩れ落ちそうになってようやく整理を決心。ところが、やってみれば、数分ではすまず何十分も時間をかけるはめになるというのが、平均的人間です。

 

物理的外観がないデジタル時代は実に厄介

デジタルも同じ。「あとでいいや」なんて思わずに、その都度データをしかるべき場所、しかるべきフォルダに戻していくのが、あとで迷路にはまるのを避けるための鉄則です。
デジタルデータの整理は、物としての物理的外観がないだけに、かえって厄介です。整理法を決め、着実に実行していけば、それだけで探しものに要するムダな時間は排除。『ウォール・ストリート・ジャーナル』の調査結果に戻って言えば、それだけで残業時間を大幅に縮めることになるじゃありませんか。

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