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会社の電話対応における4つのルール

  • 2016/07/26
  • ビジネス
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  • YAZIUP運営
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電話がなったら筆記用具を手に取ろう

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オフィスの電話がなったら、「誰かがとってくれるだろう」と考えないでください。
取ったところでご褒美はありませんが、積極的に電話をとる姿勢が重要です。
なお、他の仕事をしていても、電話がなったら電話を優先させてください。
その際には、メモとペンを準備するのを忘れずに。

 

2コール以内に電話に出よう

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ビジネスシーンでは、電話をしてきた相手をあまり待たせるのはよくありません。
電話がなったら2コール以内に出るようにしましょう。
とはいえ、仕事中だったり出られない雰囲気のため、3コール以降に電話に出ることもあるでしょう。
その際、電話に出て最初の一言は「お待たせいたしました」と言いましょう。
この一言があれば、3コール以降に電話に出たとしても、「社員教育がしっかりしている会社」「仕事をしっかりしている会社」との評価が得られます。

なお、自分の携帯電話やスマートフォンに電話がかかってきた場合、会社の電話よりもすぐに出ることは難しいでしょう。
仕事相手からの電話であれば、その際にも「お待たせいたしました」と付け加えておくとスマートですよ。

 

最初の一言は「もしもし」はダメ

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電話に出て最初の一言は、家でしたら「もしもし」ですよね。
しかし、会社の電話に出て最初の一言は「もしもし」は絶対にダメです。
「お電話ありがとうございます」と最初につけるところもあれば、それをつけずにいきなり社名を名乗る会社もあります。
どちらも間違いではありませんが、どちらかに統一しておくと「社員教育がしっかりしている会社」と評価されますね。

 

よく聞こえない場合の対応法

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相手が携帯電話からの電話だったり、後ろの物音が大きかったりすると、声がよく聞こえないことがあります。
そんなとき、素直に「よく聞こえません」と言ってはいけません。
これでは相手のせいだと言っているようなものですので。
「お電話が遠いようなのですが」というとスマートですよ。

参考:知らないと恥ずかしい社会人の電話対応では必須のビジネスマナー15選【総復習】 | 株式会社LIG

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